Wie im Geschäftsleben geht es auch bei der Zimmerreservierung nicht ohne rechtliche Regelung. Eine vom Gast veranlasste und vom Beherbergungsbetrieb akzeptierte Zimmerreservierung begründet zwischen beiden Parteien ein Vertragsverhältnis, den sogenannten „Gästeaufnahmevertrag“ (Beherbergungsvertrag), der – wie alle Verträge – von beiden Vertragspartnern einzuhalten ist bzw. nur im Einverständnis beider Parteien gelöst werden kann.
Nach Gesetz und ständiger Rechtsprechung beinhaltet der Gastaufnahmevertrag unter anderem folgende Regelungen:
1. Der Gastaufnahmevertrag ist abgeschlossen, sobald das Zimmer oder die Ferienwohnung vom Gast bestellt und vom Vermieter bestätigt oder, falls eine Zusage aus Zeitgründen nicht mehr möglich war, vom Vermieter bereitgestellt worden ist.
2. Der Abschluss des Gastaufnahmevertrages verpflichtet die Vertragspartner zur Erfüllung des Vertrages, gleichgültig, auf welche Dauer der Vertrag abgeschlossen ist.
3. Der Vermieter ist verpflichtet, das reservierte Zimmer / die Ferienwohnung zur Verfügung zu stellen. Andernfalls hat er dem Gast eine andere Unterkunft zu beschaffen oder Schadensersatz zu leisten.
4. Der Gast ist verpflichtet, den vereinbarten oder betriebsüblichen Mietpreis für die Vertragsdauer zu entrichten. Dies gilt auch, wenn der Gast vor Beginn des Aufenthaltes vom Vertrag zurücktritt oder später anreist bzw. eher abreist. Bei Nichtinanspruchnahme der vertraglichen Leistungen sind die vom Vermieter ersparten Aufwendungen sowie die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung auf den vereinbarten oder betriebsüblichen Mietpreis anzurechnen. Als ersparte Aufwendung werden in der Regel in Ansatz gebracht:
a. 40 % des Preises für Übernachtung/Vollpension
b. 30 % des Preises für Übernachtung/Halbpension
c. 20 % des Preises für Übernachtung/Frühstück
d. 10 % des Preises für eine Ferienwohnung
5.a. Der Vermieter wird nach Treu und Glauben gehalten, nicht in Anspruch genommene Zimmer/Ferienwohnungen nach Möglichkeit anderweitig zu vergeben, um Ausfälle zu vermeiden.
5.b. Bis zur anderweitigen Vergabe des Zimmers/Ferienwohnung hat der Gast für die Dauer des Vertrages nach Ziffer 4 errechneten Betrages zu bezahlen.
6. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Betriebsort.
7. Preisaushang: Alle Zimmer unterliegen der gesetzlich vorgeschriebenen Preisaushangspflicht. Verbindlich ist das vom Beherbergungsbetrieb abgegebene Angebot.
Als Schutz vor unvorhersehbaren Risiken (Krankheit usw.), die zur Annullierung führen können, wird der Abschluss einer Reiserücktrittskostenversicherung empfohlen.